ミスなく的確に☆簡略化しているのに好感度アップなメール術

メールの返信に悩んだ経験はありませんか？
丁寧に返信しようと思うと、思っていた以上に時間がかかってしまい他の業務に支障をきたしてしまったり、簡略化しようと思うと加減が分からず、失礼な人だと思われてしまったり…。
そんなことが続くと返信をすることすら憂鬱で面倒くさい仕事になってしまいますが、今やビジネスシーンでメールは必須なので、避けることもできず悩んでしまいますよね。そこで今回は、簡略化しつつも好感度アップをすることが出来るメール術をご紹介します！メールについて悩んでいる人は、ぜひ参考にしてみてくださいね☆

1、 簡略化の第一歩は箇条書きから！

メールはタイトルを入力して次に本文の作成に取り掛かるというのが一般的なメール作成の流れだと思いますが、このまま作成をすると本文に書かなければいけないことを頭の中で整理しながら書くことになります。
そうすると、考えながら作成するために時間がかかってしまうだけでなく、抜けが出てしまったり、漏れがないか何度も確認をしたりと手間がかかってしまい、ミスも起きやすくなってしまいます。
そこで、メールを作成する前にメモやメールの下書き画面に、相手に送る内容を箇条書きにして書き出すことがオススメです！
内容を事前に箇条書きにしてリストアップすることでミスが減り、考えながら作成するときよりも短時間で作成することが可能になります☆
ミスのないメールを送ることは自分のためだけでなく、確認する相手の負担を減らしなおかつ認識違いによる余計な業務を増やすということも避けることにもなるので、お互いのためになることを忘れないようにしてください☆

2、 相手の温度感に合わせよう！

時短をしつつ、好感度アップをするために大切なのは、相手の温度感に合わせることも意識しましょう。
なぜそんなことが必要なのかというと、メールには常に相手が存在します。どんなにこちらが簡略化したいと思っていても、相手が丁寧な文章を好む場合、簡略化するために文字数を減らすと“なんだか素っ気ないな…“と思われてしまい、心象が悪くなる可能性もあります。
相手がお客様の場合はとにかく失礼な人だと思われることは回避することが大切◎

この時に注意が必要なのは、初めてメールを送る際には簡略化せずに、きちんとした文章を送るということです。初めてのやり取りですと、相手との温度感がつかめないので、最初の挨拶メールは丁寧さを心がけて！慣れてきたら簡略化するように、気をつけましょう☆

自分がお客様の立場の場合は、あまり文章の内容等は気にしなくても大丈夫！
こちらがやってほしいことをしっかりと伝えることに注力をし、そのためには多少砕けた文章や、箇条書きになっても大丈夫ですよ◎

3、 テンプレートを作成する！

お仕事をしていると、同じ文面のメールを度々送る機会も出てきますよね。そんな時に毎回メール文をタイピングするのは手間。そこで、よく使うメール文のいくつかをテンプレート化させておくとメール作成にかかる時間をぐっと減らすことができ簡略化につながります☆
”いつも大変お世話になっております、○○です”
”お疲れさまです、○○です”
“どうぞよろしくお願い申し上げます。”
の３つは、うんざりするほど使うと思うので、PCの単語登録をするなどしておけば更に入力を簡略化することができます。

基本的にオフィスワークでは欠かせない存在のメール。相手の表情が見えないために、思
っていることが伝わりにくく誤解を生んでしまうこともありますよね。ですが、あまりに

丁寧な文面を送ろうとすると負担になってしまいかねません。なので、今回ご紹介したメ
ール簡略化のコツを上手に取り入れて、お仕事に活かしてくださいね☆