【Excel】意外と使う！VLOOKUP関数をマスター

2020.09.16

キャリア

エクセルを使えるか使えないかの判断によく使われる[VLOOKUP]活用できてますか？
まだ自信をもって使う事ができない…と思っている方も大丈夫です
使い方自体はとても簡単なのでマスターしましょう！

※おさらいを兼ねて概要だけ再確認したい方は”まとめ”だけ見るのをおすすめします♪

VLOOKUPはどんな時に活用できる？

たくさんあるデータ（例えば商品データ）から特定のデータだけ引用して見積書を作りたい
入力する内容が大体同じものの入力を簡素化したい（備品の発注履歴を簡単に残したい、など）
特定の商品の情報を簡単に調べられるようにしたい

といったときに活用ができます。

”関数”というとどうしても計算や数字などを考えて作らないといけないイメージがありますが、VLOOKUP関数は簡単に言えば情報を検索するためのものです

なので、事務のお仕事をされている方は特にたくさんの商品データの中から見積書や発注書を作ったり、備品がどこに管理されているのか、または誰が持っているのかなどを管理することがあると思いますが

活用方法は様々ですがそういった管理を簡単にする事が出来るようになる関数、と思っておいてください！

慣れれば自分で応用もできるようになります♪

説明用の例を挙げると…

エクセルの説明なので何かしら例があると説明がしやすいので、
「備品一覧から、今月発注した備品だけを〇が都度発注備品という欄に記載していく」
なんてまぁまぁよくありそうな感じではありませんか？

この備品の数ならもちろん手入力で可能ですが、部品がものすごい量になった場合、
「えーっとどこだっけ、検索して…コピぺして…次これで…」

というのはやや効率が悪いのと何より入力しづらくてイライラしちゃいますね。
手入力も効率がよさそうですが、そのうち金額だけでもいいから自動入力して！ってなってきそうです

ならそれをしましょう！っていうのがVLOOKUP関数です。

まずはVLOOKUPを呼び出す

※エクセルの関数挿入を普段からやっている方はここを読み飛ばしても大丈夫です

まずは関数をどこに参照するか選択しておく

今回だと「金額だけでも自動入力して！」なので、VLOOKUPを利用するのは”金額部分”なので、表で言うならこの部分ですね。

“関数の挿入”を表示する

このfxと書いてあるマークをクリックすると
エクセル上で利用できるあらゆる関数を呼び出す事ができる「関数の挿入」というダイアログを呼び出すことができます。

VLOOKUP関数を検索する

何がしたいかを簡単に入力して、[検索開始]をクリックしてください。と書かれているところにVLOOKUPと記入して検索開始ボタンをクリック
下の関数名というところにVLOOKUPが表示されるので、それを選択して（青くなった状態）でOKボタンをクリック

※よくやりがちですが、VROOKUPではなく、VLOOKUPです。入力が不安な方は下記をコピペして利用してください♪

VLOOKUP

VLOOKUPを設定する

VLOOKUP関数を呼び出すと下記のようなダイアログが出てきます。

大体の人が、ここで「これはどういうこと？」と分からなくなってやめてしまう事が多いと思います。
とりあえずは理屈などは考えずに説明の通りに参照してみましょう！

検索値を設定する

まずは検索値を設定します。

F5を選択
検索値の項目にF5と入力されているのを確認する

これで検索値の入力ができました！
うっかりOKを押すと「この関数に対して、少なすぎる引数が入力されています」とエラーが出ますのでまだ押さないでくださいね。
うっかり押してしまった場合は、そのままOKを押してfx（関数の挿入）を押すとまた入力画面が出てくるので慌てないでくださいね。

検索値って結局なに？

ざっくり簡単に説明すると、”検索フォームはどこですか？”とVLOOKUP側が聞いてきている感じです。
今回で言うと、検索フォームはF5ですね！じゃぁF5に入力されている”ボールペン”という文字を探すんですね！

というところまでが検索値で設定しているところです。

ボールペンという文字を探すのは分かったけど…どこから探すの…？？
となるので、次に設定するのが”範囲”です。

範囲へは範囲の白い入力フォームをクリックすれば、次の範囲の設定に移りましょう！

範囲を設定する

まずは範囲を設定しましょう

B5～C12までをドラッグしながら選択する
F4キーを押す

これで範囲の設定も完了しました！

次は列番号の入力なので、列番号の部分をクリックして入力できるようにしておきましょう。

範囲って結局なに？

範囲は先ほど設定した検索値、今回で言うとボールペンという文字をここから探してきてね！という、探し場所の範囲を指定してあげています。

なのでこの場合だと、参照してほしい備品一覧はここだよーとVLOOKUPに教えてあげている感じですね。

F4キーって何で押すの？

F4キーを押すと「$」というマークが出てきてちょっとびっくりしますね。でもこれはエラーではなくて、「絶対参照」という設定をした事になります。

絶対参照は数式をコピーした時用の対策で、ブレずにここを参照するようにしますね！！とくぎを刺してる感じです。意外と設定してないと後から思わぬ落とし穴になることもあるので、範囲の設定の時にはF4で絶対参照しておくのも覚えておくと便利です◎

なので今回で言うと、絶対この備品一覧を参照している範囲は動かさないでね！とお願いしている感じです。参照元がずれでしまうと結果も変になってしまって困るので、それを防いでいます。

列番号を指定する

2と入力する（大文字でも自動で半角にしてくれるので大丈夫）

今回は数字の入力だけです！
なんのこっちゃ？という感じですのでちょっと解説します。

列番号に2と入力した理由

今回は表全体ではなく、先ほど”範囲”で選択した部分だけでの話になります
選択した部分の左から何番目の列を結果として表示する？というのを聞かれているので、今回の場合は備品一覧からボールペンを探して、ボールペンの価格を結果として出してほしいので、ボールペンの商品名列が1列目、価格が2列目となるので2を入力します。